Каждое предприятие, будь то юрлицо или ИП, заключившее хотя бы один трудовой контракт, обязано составить и утвердить график отпусков на следующий год. График отпусков – это не просто бланк, а локальный нормативный акт, за отсутствие которого могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ.
Законодательство не содержит подробной инструкции, как составить график отпусков на 2024 год, образец не утвержден. Готовая унифицированная форма приведена в постановлении Госкомстата №1 от 05.01.2004г. (форма Т-7), но она не является обязательной. Можно разработать собственный образец или даже скачать график отпусков в Excel бесплатно в интернете, главное, чтобы он был. Исключения из этого правила тоже есть.
Кто обязан составлять график отпусков
Как уже сказано, составление этого документа ежегодно – обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых есть хотя бы один работник.
Исключение сделано для следующих работодателей (ст.ст. 309.1 и 309.2 ТК РФ):
- микропредприятия, которые соответствуют условиям, изложенным в законе, и внесены в специальный реестр микропредприятий;
- некоммерческие организации (НКО), кроме ряда их разновидностей: госкорпорации, потребкооперативы, религиозные организации и некоторые другие.
Микропредприятия и НКО должны отвечать требованиям по прошлогодней отчетности: не более 15 сотрудников в соответствии со среднесписочной численностью и не более 120 миллионов рублей дохода в соответствии с бухгалтерским балансом.
Кроме того, они вправе не составлять ЛНА, если отказались от их ведения и трудовые контракты в связи с этим составляют в типовой форме. В таком случае отпуск предоставляется по отдельному соглашению между работником и работодателем, что на практике неудобно и приводит к большому количеству допсоглашений.
Составление графика для остальных работодателей обязательно, они не вправе заменять график отпусков соглашениями с работниками, это противоречит трудовому законодательству.
Когда в 2023 году надо составить график отпусков
Как составить график отпусков на 2024 год правильно? Прежде всего, его надо составить вовремя. В ст. 123 ТК РФ определен предельный срок для составления графика – не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года.
Получается, что в 2023 году документ надо утвердить не позднее 17 декабря. Так как эта дата приходится на выходной, воскресенье, то лучше утвердить график заранее, например, 14 или 15 декабря.
Просрочку утверждения графика отпусков контролирующие органы также могут признать правонарушением по ст. 5.27 КоАП РФ, что приведет к штрафу.
В первый год работы предприятия вправе не составлять график, так как никаких специальных норм законодательством на этот случай не установлено. Однако утверждение ЛНА в интересах работодателя, ведь график обязателен и для работников, значит, они не смогут уйти в отпуск тогда, когда захотят.
Если в организацию приходят новые сотрудники, которым отпуск предоставляется после полугода работы, отпуск им можно оформить по заявлению или дополнить график, приложив к нему новую форму. Но дополнение документа не является обязанностью работодателя по ТК РФ. Изменение графика не предусмотрено законом, корректировки дат производятся в утвержденной форме в соответствующих графах.
Как подготовиться к составлению графика отпусков
Как подготовить график отпусков на 2024 год? Как составить, заполнить и утвердить по новым правилам? Прежде всего, трудовое законодательство в этой части глобально давно не менялось. Поэтому можно следовать обычному порядку, который желательно прописать во внутреннем положении, так как ТК РФ содержит только общие нормы.
Однако периодически законодатели вносят изменения и появляются дополнительные права у новых категорий работников. Чтобы ничего не упустить, нужно отслеживать изменения в законодательстве или отдельно консультироваться каждый год.
Недавно Минтруд разъяснил в Письме №14-6/ООГ-6552 от 18.10.2023г., что работникам, имеющим 3-х и более детей в возрасте до 18 лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время (такая льгота есть еще у некоторых категорий работников) до достижения младшим из детей возраста 14 лет. Однако это право реализуется ими в любом случае только после полугодовой отработки на новом месте.
При этом есть категории работников, которые вправе уйти в отпуск, не отработав полугода. Это разрешено женщинам перед и после отпуска по беременности и родам, их мужьям, несовершеннолетним, совместителям, женам военных, сотрудникам, усыновившим ребенка в возрасте до 3-х месяцев.
Как составить и утвердить график отпусков
Единые правила не утверждены, но на практика выработана такая последовательность:
- составить приказ о подготовке графика отпусков на 2024 год, образец можно использовать любой, назначить ответственного;
- собрать пожелания сотрудников;
- выделить работников, которые могут уходить в отпуск в удобное для них время. Внести в график таких сотрудников нужно обязательно, к тому же надо учесть их дополнительные льготы и учесть их пожелания в первую очередь;
- составить график;
- согласовать график с профсоюзом, если таковой создан;
- утвердить график приказом;
- ознакомить с документом работников под подпись. Можно составить специальный лист ознакомления или дополнить график отдельной графой.
У работодателя помимо составления графика есть еще обязанность по уведомлению работника об отпуске.
